【Word】仕事がはかどる便利な機能（検索・置換・編集記号の表示・音声読み上げ・単語登録）

文字起こしでWordを使うことは非常に多いです。

案件の６，７割はWordで納品します。

なので、Wordで使える便利な機能を使いこなせると、仕事の効率がグーンと上がります。

今日は私が使っている便利だと思う機能をご紹介します。

まず「検索と置換」の探し方です。

① 「ホーム」→「編集」の「検索」をクリックします。

② 左側に「ナビゲーション」が出てきます。

「文章の検索」の部分に、検索したい単語または文章を入力します。

③ もし「平仮名」という単語を検索したい場合は、「文章の検索」の部分に「平仮名」を入力します。

すると、該当部分が「結果」に出てきます。今回は該当部分は２カ所でした。

① 「ホーム」→「編集」の「置換」をクリックします。

② 「検索と置換」のダイアログボックスが開きます。

「検索する文字」と「置換後の文字列」を入力します。

③ 例えば、「Word」という単語を全て「ワード」に置き換えたいとします。

「検索する文字」に「Word」を入力します。

「置換後の文字列」に「ワード」を入力します。

④ 該当箇所を１つずつ確認しながら置換したい場合は、「置換」をクリックします。

そうすると、１つ目の該当箇所が見つかります。

確認後、もう一度「置換」を押すと、「ワード」に変換されます。

⑤ 該当箇所を全て一括で置換したい場合は、「すべて置換」をクリックします。

「完了しました。２個の項目を置換しました。」という表示が出てくるので、「OK」をクリックすると、置換完了です。

⑥ 今回は２カ所「Word→ワード」に置換されました。

文字起こしで大切なのは、見直しです。

誤字脱字、文字のゆれをなくして間違いのない原稿に仕上げるためです。

クライアントによっては独自のマニュアルがあり、漢字・平仮名の表記指定があります。

その場合は、漢字・平仮名が指定の表記で記載されているか、チェックする必要があります。

文字のゆれチェックするときに役立つのが、「置換・検索」機能です。

「置換」で原稿の表記のゆれ確認と修正を簡単に行えます。

特に修正箇所が多い場合は、一括で置換できる「すべてを置換」の機能を使うと数秒で該当部分の修正が可能です。

「編集記号の表示/非表示」の切り替え方です。

「ホーム」→「段落」の一番右上の部分です。

画像のようにグレーになっていれば「編集記号の表示」がONになっています。

文字起こしでは「改行」と「改段落」が区別できていなくても、問題になることは少ないです。

ですが、もしインタビュー記事作成など、ライターのお仕事で原稿を作る場合は、「改行」と「改段落」の使い分けには気を付けましょう。

「改行」と「改段落」を正確に使い分けると、よりスムーズに正確な編集が可能です。

例えば「箇条書き」などのWordの機能を使用するときです。

「改行」か「改段落」では、箇条書きの仕上がりが違ってきます。

例えば、以下のような文章があって、Wordの「箇条書き」の機能を使うことにします。

箇条書きになりました。

箇条書きの１文目、（口癖も削除する）の部分を「改行」します。

音声読み上げ

② 「その他」→「オプション」をクリックします。

「クイック アクセス ツール バー」をクリックします。

真ん中あたりに「音声読み上げ」の項目があるので、こちらを指定して「追加」をクリックします。


⑥ 原稿の右上に「再生・停止」などの機能があるので、必要であれば、こちらで操作します。

こちらはWordとは関係ありませんが、Microsoftの「IMEオプション」で単語登録ができる便利な機能です。

① 画面右下の「あ」を右クリックします。

② 「単語の登録」をクリックします。

③ 「単語の登録」ダイアログボックスが開きます。

例えば、「YouTube」という単語をよく使うため、登録したいとします。

「単語」の部分に「YouTube」と入力します。

「よみ」の部分に「よう」など、簡単に入力できる文字を入力します。

「短縮読み」にチェックを入れて「登録」をクリックすると完了です。

「ユーザー辞書ツール」の部分から、登録済みの単語の削除や編集も可能です。

特に英語のスペルは、入力間違いをしやすい傾向があります。

また、単語によっては入力が難しい単語もあります。例えば「SDGs」などの単語です。

「単語登録」しておくと、入力のスピードがアップするのと、スペルの入力間違いを防ぐことができます。

使用したことがない方は、ぜひ試してみてください。オススメの便利機能です。

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