文字起こしで使う文書ファイルって？何を準備すればいい？

何があれば、焦らなくて済むでしょうか。

私が依頼を受けてクライアントに提出したことがある「四つの文書ファイル」を紹介します。

まだ使ったことがなければ、試しにどんなファイルか開いてみてください。

文書ファイルの主な種類

「テキストエディターでお願いします！」

文字起こしを始めたころ、クライアントにそう言われて慌ててググりました。

「テキストエディタって何ですか？」なんて聞けないですよね。この人に仕事を任せて大丈夫だろうか、とクライアントを不安にさせてしまいます。

文書ファイルというのは、文字を書き起こすときの電子ノートのような存在です。電子ノートで原稿を作成して、クライアントに提出します。

文字起こしで使う文書ファイルは、クライアントから指定されることが多いです。

なので、前もってどんな文書ファイルがあるのか、どうやって使うのか、多少は知っておくことが大切です。

では、どんな文書ファイルが文字起こしの際に使われるのでしょうか。

主な文書ファイルは四つです。

では、一つずつどんなファイルか見てみましょう。

１、Word

Wordは、Microsoft（マイクロソフト）社が提供する文章作成ソフトです。

チラシや履歴書、職務経歴書など、さまざまな文書を作成することができます。

パソコンを購入する際に、officeソフト（Word・Excel）が入っているパソコンを購入すれば、Wordを使用できます。

しかし、安いパソコンにはofficeソフトが入っていないものもあります。その場合は、Wordを別途購入する必要があります。

Wordの購入方法

Microsoft公式サイトか、正規の販売代理店から購入することができます。

値段は約17000円です。

楽天だと約1600分のポイントが付きます。ちょっとお得です。

２、Googleドキュメント

Googleドキュメントとは、Googleが提供している無料のオンラインワープロソフトです。

Googleドキュメントの特徴は、オンライン上で共同作業ができる点です。別の場所から同時に同じ資料を編集できます。

コメントを残して、共同作業者に指示や意見を伝えることもできます。

３、メモ帳

メモ帳とは、Microsoft Windowsであれば必ず付属しているテキストエディタです。

簡単なテキストを編集してファイルに保存することができます。Wordのように購入する必要がないため、こちらを指定するクライアントもいます。

４、Excel

Excelは、Microsoft社が提供する表計算ソフトです。

表計算やデータの集計分析、グラフの作成に適しています。

セルごとにデータを記載できます。

なので、話者ごとにコメントの文字数を計算したいときに、クライアントからExcelでご依頼いただくこともありました。

使用頻度が最も高い文書ファイルは？

「Word」が使用頻度ナンバーワンです。

文書作成に特化したファイルなので、使いやすいというのが理由かなと思います。文字起こしで使う機能はそんなに多くないので、初めての方でも簡単に文書作成ができると思います。

私の実感ですが、Wordの使用頻度は本当に高いです。80パーセントのクライアントは、Wordを指定されます。

ちなみに、私は反訳会社に所属していますが、会社からもWindowsを使うように勧められています。Wordでの作業が多いからだと思います。

WordはMacでも使用できます。今ではMac版officeとWindows版officeの相互性は問題がないそうです。ただ注意しないといけない点もあるらしく、私はWindowsを使っています。

文字起こしを仕事にしたい方が、Wordを買って後悔することはないと思います。ぜひWordは準備されることをオススメします。

その次に多いのが「Googleドキュメント」です。

Googleドキュメントでの文書の受け渡しは、非常に簡単です。Googleドキュメントで作成したファイルを公開設定して、リンクをクライアントに伝えるだけです。

共同作業も非常にスムーズです。数人で同じ資料の編集をしたこともあります。また、コメントの機能を使ったフィードバックをいただいたこともあります。

Googleの使い方はそこまで難しくありません。

ただ、「Googleドキュメントでお願いします」と言われて慌てないためにも、どんな機能があるのか前もって使ってみることをオススメします。

まとめ

今日は「文字起こしでよく使う文書ファイル」について書きました。

文字起こしで使用するナンバーワンファイルは「Word」です。

Wordはぜひ準備して、多少使い方にも慣れておくことをオススメします。

WordやGoogleドキュメントで、どんな機能を知っておけば焦らないでしょうか。

「便利だな」「これはよく使うな」と思う機能があります。

そちらも時間をとってまとめて、のちのちブログにアップしたいと思います。

今日の記事が少しでも皆さんの助けになればうれしいです。