Googleドキュメントの便利な機能（文字カウント、検索・置換、提案、共有）-のんびりフリーランス

Googleドキュメントを使って文字起こしの原稿を提出することは多々あります。

ですから、Googleドキュメントの使える機能を知っていれば、文字起こしで使い方が分からなくて困ることはなくなります。

どんな機能を知っていれば安心でしょうか。

今日は「Googleドキュメントで知っていると役立つ機能」をご紹介します。

基本の設定

基本の設定は上部に並んでいます。

「フォントの大きさ」「フォントの種類」「タイトルと見出しの設定」「行間隔と段落の間隔」の順に見ていきます。

すべて上部の緑で囲った部分で変更できます。

フォントの大きさ

フォントの大きさ変更は、２段目の真ん中にある「数字」を使います。

「11」をクリックすると数字がでてくるので、適当な大きさを選びます。または、右と左の「＋・－」をクリックして変更することも可能です。

フォントの種類

フォントの種類は、左横の「Arial」をクリックすると別のフォントに変更できます。

タイトルと見出しの設定

タイトルと見出しの設定は、左横の「標準テキスト」の部分をクリックします。

「タイトル」や「見出し１」、「見出し２」を選べるようになっています。

行間隔と段落の間隔

行間隔と段落の間隔は、「表示形式」→「行間隔と段落の間隔」をクリックします。

クライアントから「行間隔は1.5にしてください」という指定があれば、ここで変更できます。

文字カウント

文字起こしをしていると「文字カウント」の機能が必要なときがあります。

１文字ずつ数えることもできますが、パッと見て文字数が分かれば助かりますよね。

文字カウント機能は、「ツール」→「文字カウント」をクリックします。

「文字カウント」のダイアログが出てくるので、「入力中に文字数を表示」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

すると、画面の左下に文字カウントの表示が出ます。

そこをクリックすると、現在の文字総数などが記載されています。

例えば、「１行36文字以内でお願いします」と言われたとします。

その場合は「文字数を調べたい行」を選択して、左下の文字カウント表示をクリックします。

すると、１行が37文字だと表示されています。

１文字多いので、改行して１行36文字以下にしないといけないということが分かります。

特にYouTubeの文字起こしではよく使う機能です。

他の人と原稿を共有できます。閲覧のみ・編集権付与など、必要により共有の仕方を変更できます。

画面右上の「共有」をクリックします。

「共有」のダイアログが出てきます。

「制限付き」→「リンクを知っている人全員」→「完了」をクリックします。

与える権限を選択します。「リンクをコピー」して「完了」をクリックします。

先ほどコピーしたリンクを必要な方に知らせます。

リンクを知っている方とドキュメントを共有できます。

検索と置換

文字起こしの原稿が仕上がると、見直し作業に入ります。

見直し作業のときに役立つのが「検索と置換」機能です。

クライアントさんから「○○は漢字で、○○は平仮名で表記してください」と指示が出ている場合、こちらを使うとピンポイントでチェックできます。

「編集」→「検索と置換」をクリックします。

例えば、クライアントから「Googleは平仮名表記でお願いします」と言われているとします。

そういう場合は、「検索」に「Google」、「次に変更」に「グーグル」と入力します。「すべてを置換」をクリックします。

これで「Google」がすべて平仮名表記の「グーグル」になりました。

提案

提案機能を使って「コメント」を残したり、コメントに返信したりできます。

共同作業の場合、提案機能を使うと、削除部分や追加部分の提案を残すことも可能です。

コメントの残し方

画面右上の「鉛筆マーク」をクリックします。

ダイアログが出てくるので「提案」を選択します。

「コメントを残したい文章」を選択して右クリックします。ダイアログが出てくるので、「コメント」をクリックします。

右側にコメントを残せる機能があるので、ここに必要事項を記入して「コメント」をクリックします。

この状態になれば、コメントが共有されています。

コメントに対する返信の残し方

返信したいコメントをクリックすると、返信のコメントも記載できます。

追加・削除の残し方

「提案」モードで文章を追加したり削除したりすると、その部分が提案として残されます。

Googleドキュメントの良い点は、共同作業ができるところです。

質問をWeb上でやりとりできるのは、本当に便利です。

まとめ

今日は「Googleドキュメントで知っていると役立つ機能」について書きました。

文字起こしで使う機能は多くありませんが、今日お伝えした機能はかなりの頻度で使用する便利な機能です。

もしよかったら活用してみてください。

Googleドキュメントの便利な機能（文字カウント、検索・置換、提案、共有）